Durante el desarrollo de la relación laboral pueden surgir distintas situaciones que reducen el monto del salario que debería haber recibido el trabajador, por ejemplo, con motivo de embargos por deudas o pensiones alimentarias.
No obstante, puede presentarse en sentido inverso situaciones en las que el trabajador recibirá un monto mayor, debido al pago de algún bono o liberalidad, o incluso por un error administrativo, consecuencia del cual se le cancela un monto mayor al que normalmente le correspondía.
En caso de presentarse un error administrativo, el procedimiento a seguir, lo podemos encontrar en el párrafo segundo del artículo 173 del Código de Trabajo:
Las deudas que el trabajador contraiga con el patrono por concepto de anticipos o por pagos hechos en exceso, se amortizarán durante la vigencia del contrato en un mínimo de cuatro períodos de pago y no devengarán intereses. Es entendido que al terminar el contrato el Patrono podrá hacer la liquidación definitiva que proceda.
Del citado artículo se extraen 3 reglas:
a) Únicamente es posible deducir del salario del trabajador montos por concepto de anticipos de salario o pagos en exceso.
b El monto adeudado no puede deducirse en un solo tracto.
c) La deuda no devengará intereses.
También es posible que el monto adeudado por el trabajador sea muy alto en proporción a su salario, por lo que incluso, al realizarse en 4 tractos, este pago lo colocaría en una situación económicamente comprometida para la atención de sus necesidades básicas, tanto personales como familiares.
Al respecto, mediante resolución 2020-15260 de las 09:15 horas del 14 de agosto de 2020, la Sala Constitucional, introduce otra serie de requisitos antes de proceder con las deducciones:
“En el asunto bajo estudio, la Sala observa que existen dos temas que deben ser analizados: 1) la posibilidad para la Administración de hacer rebajos por sumas pagadas de más; y 2) la necesaria comunicación que debe existir al trabajador, sobre los montos adeudados y la forma en que se procederá a su rebajo. (…) III.- Por otra parte, en lo que se refiere al segundo extremo planteado en el amparo, sea la necesaria comunicación que debe existir al trabajador, sobre los montos adeudados y la forma en que se procederá a su rebajo, debe recordarse que si bien, la Sala ha aceptado que la Administración puede recuperar por medio del rebajo salarial, los montos pagados en exceso para lo que no se requiere seguir el procedimiento ordinario que fija la Ley General de la Administración Pública (…) lo cierto es que también ha aclarado que tales rebajos, son aceptables siempre y cuando se comunique previamente al trabajador –al menos- las sumas adeudadas, el número de tractos en los que procede el reintegro, el monto mensual de la deducción y la suma a deducir mensualmente que le permita recibir un monto de salario suficiente para satisfacer sus necesidades básicas. (…) En el caso concreto, para la Sala no ha quedado demostrado, con los elementos probatorios que fueron agregados al expediente, que se le hubiera avisado previamente a la recurrente sobre su situación particular, el monto de dinero que se le giró de más por concepto de incapacidades y la manera en que se le rebajaría, (…). Bajo esta perspectiva, se estima entonces, que se ha producido una infracción del derecho al salario por la falta de comunicación previa a la funcionaria sobre el monto adeudado y la forma en que el Estado iba a proceder a su reintegro (…)". (Resolución de la Sala Constitucional 2020-15260 de las 09:15 horas del 14 de agosto de 2020).
Así las cosas, a los requisitos anteriormente mencionados se deben adicionar 2 más:
d) Comunicar de forma previa al trabajador la existencia del pago en exceso antes de aplicar cualquier deducción.
e) Establecer un plan de pago que le permita al trabajador atender sus necesidades básicas y respetando el salario mínimo, incluso si esto implica realizar las deducciones en más de 4 tractos.
Por lo tanto, antes de proceder con cualquier deducción al salario del trabajador, se recomienda que con total claridad se le comunique al colaborador un estado de cuenta que establezca los salarios cancelados en exceso en contraposición con los que debió recibir y la diferencia que esto generó. Luego, establecer de mutuo acuerdo un plan de pagos que le permita al trabajador atender sus necesidades básicas, incluso si esto implica realizar el pago en más de 4 tractos.
En Bufete Godínez y Asociados somos especialistas en asesoramiento empresarial en derecho laboral, en caso de necesitar cualquier información adicional, no dude en contactarnos haciendo clic aquí.